Hogyan takarítunk meg ügyenként közel két órát egy kétfős ügyvédi irodának?

Mi volt a probléma?

Az iroda ingatlan-adásvételi ügyeiben az ügyfelek adatait több különböző dokumentumból kellett kikeresni, majd kézzel bemásolni a szerződésekbe, meghatalmazásokba és a hozzájuk tartozó nyilatkozatokba. Az adatok forrása JÜB-adatlap, személyi igazolvány, lakcímkártya, tulajdoni lap és céges dokumentumok voltak, és ugyanazok az adatok gyakran több dokumentumba is bekerültek.

Ez a gyakorlatban azt jelentette, hogy ugyanazt az adatot többször is be kellett gépelni, a forrásokat össze kellett vadászni, egy-egy elgépelt név, okmányszám vagy dátum pedig több dokumentum javítását vonta maga után. Az ismétlődő gépelés közben pedig az az idő veszett el, ami az ügy érdemi részére kellett volna.

Hogyan működik az automatizált folyamat?

A megoldást nem egy általános sablonból építettük, hanem az iroda saját dokumentumsablonjaira és napi munkarendjére szabtuk, majd valós ügyeken teszteltük.

A folyamat lényege:

1. Az ügyintéző feltölti a JÜB-adatlapokat, a tulajdoni lapot és az okmányokat egy dedikált Google Drive-mappába.
2. A rendszer az ügyazonosító alapján párosítja össze az eladói és vevői dokumentumokat.
3. A rendszer kinyeri belőlük a szerződéscsomaghoz szükséges személyes, céges és ingatlanadatokat.
4. Ezekkel tölti ki az iroda saját szerződés-, meghatalmazás- és nyilatkozatsablonjait.
5. Ahol az adat hiányzik vagy bizonytalan, ott jelzi az ellenőrzés szükségességét, a végén pedig az ügyvéd nézi át és véglegesíti a dokumentumokat.

Mi marad az ügyvéd feladata?

Az automatizáció nem hoz jogi döntést, és nem véglegesít szerződést. Az ügyvéd ellenőrzi a kinyert adatokat, átnézi a szerződés tartalmát, kialakítja az egyedi jogi feltételeket, és jóváhagyja a végleges dokumentumokat.

Hogyan védjük az ügyfelek adatait?

Mivel a rendszer személyes, okmány- és ügyleti adatokat dolgoz fel, az adatbiztonságot már a tervezéskor beépítettük. A dokumentumok nem egy nyilvános ChatGPT-beszélgetésbe kerülnek fel: az adatkinyerés egy programozott API-kapcsolaton keresztül, előre meghatározott és ellenőrzött munkafolyamat részeként zajlik.

A rendszer az iroda saját Google Drive-környezetére és az általa beállított jogosultságokra épül, a forrásdokumentumok nem kerülnek nyilvánosan elérhető tárhelyre, azokhoz csak az iroda által feljogosított személyek férnek hozzá.

A védelem fő elemei:

• csak a dokumentumcsomag elkészítéséhez ténylegesen szükséges adatok kerülnek feldolgozásra;
• a forrásfájlokhoz való hozzáférést az iroda saját Drive-jogosultságai szabályozzák;
• az adatátvitel titkosított HTTPS-kapcsolaton történik;
• a Google Drive a fájlokat mind továbbítás közben, mind tárolás közben titkosítja;
• az OpenAI API-n áthaladó adatokat a szolgáltató alapértelmezés szerint nem használja modelltanításra;
• a hiányos vagy bizonytalan adatokat a rendszer ellenőrzésre jelöli;
• az elkészült dokumentumokat minden esetben az ügyvéd hagyja jóvá.

Az OpenAI API alapértelmezett működése mellett a szolgáltatás biztonsági és visszaélés-megelőzési naplóiban egyes adatok korlátozott ideig, jellemzően legfeljebb 30 napig megmaradhatnak. Ez azért fontos, mert egy ilyen bevezetésnél nem elég annyit mondani, hogy „az AI biztonságos” – külön végig kell gondolni, milyen dokumentumokat dolgoz fel a rendszer, mely szolgáltatókhoz kerülhet adat, milyen adatfeldolgozói feltételek vonatkoznak rájuk, meddig maradnak meg a technikai naplók, kik férnek hozzá a forrásfájlokhoz és a kész dokumentumokhoz, és milyen törlési, jogosultságkezelési szabályokat alkalmaz az iroda.

Az automatizáció nem veszi le az ügyvéd válláról az adatkezelői felelősséget. A cél az, hogy a kézi másolás és az ismétlődő gépelés eltűnjön, miközben a hozzáférés, a végső jóváhagyás és a jogi döntés végig az iroda kezében marad.

Mennyi időt takarít meg az automatizáció?

Az iroda saját becslése szerint a szerződéscsomag manuális előkészítése korábban átlagosan 4 órát vett igénybe, az automatizált folyamattal pedig körülbelül 2 órára csökkent. Ez ügyenként nagyjából 2 óra megtakarítást jelent, havi 10 ügynél pedig körülbelül 20 felszabaduló munkaórát.

Ez nem csak időmegtakarítás: kevesebb a manuális adatbevitel, alacsonyabb a hibakockázat, gyorsabban készül el a dokumentumcsomag, és több idő jut az ügy érdemi, jogi részére.

Mit jelent ez a gyakorlatban?

Ebben az esetben az AI-alapú automatizáció nem az ügyvéd szakmai munkáját váltja ki, hanem azt a manuális munkát csökkenti, amihez nincs szükség ügyvédi szakértelemre. Az iroda munkatársai továbbra is a megszokott dokumentumokkal és Drive-mappákkal dolgoznak, a technikai folyamat a háttérben fut, külön informatikai tudás nélkül is használható. Az ügyvéd feladata változatlanul az adatok és dokumentumok ellenőrzése, az egyedi jogi feltételek kialakítása és a végső szakmai jóváhagyás.