Hogyan takarítunk meg ügyenként közel két órát egy kétfős ügyvédi irodának?

Megmutatjuk, hogyan készülhet JÜB-adatlapokból, személyes okmányokból, tulajdoni lapból és céges dokumentumokból ellenőrzésre kész szerződéscsomag.

Mi volt a probléma?

Egy kétfős ügyvédi irodában az ingatlan-adásvételi ügyek dokumentumainak előkészítése rendszeresen jelentős manuális munkát igényelt. Az ügyfelek személyes és céges adatait több különböző dokumentumból kellett kikeresni, majd kézzel bemásolni a szerződésekbe, meghatalmazásokba és kapcsolódó nyilatkozatokba.

Az adatok JÜB-adatlapokból, személyazonosító okmányokból, lakcímkártyákból, tulajdoni lapokból és céges dokumentumokból érkeztek. Ugyanazokat az adatokat több dokumentumba is be kellett írni.

• ugyanazokat az adatokat több dokumentumba kellett kézzel bemásolni;
• az adatokat különböző forrásokból kellett összegyűjteni;
• egy elírt név, okmányszám, lakcím vagy dátum több dokumentum javítását is szükségessé tehette;
• az ismétlődő adatbevitel az ügy érdemi részétől vett el időt.

Hogyan működik az automatizált folyamat?

A megoldást az iroda tényleges dokumentumsablonjaira és napi munkamenetére építettük, majd valós ügyeken teszteltük.

1. Dokumentumok feltöltése. Az ügyintéző egy dedikált Google Drive-mappába tölti fel a JÜB-adatlapokat, a tulajdoni lapot és az okmányokat.
2. Az ügyhöz tartozó fájlok összepárosítása. A rendszer az ügyazonosító alapján összekapcsolja az eladói és vevői dokumentumokat.
3. Automatikus adatkinyerés. A rendszer kinyeri a szerződéscsomag elkészítéséhez szükséges személyes, céges és ingatlanadatokat.
4. Az iroda saját sablonjainak kitöltése. Az automatizáció elkészíti a szerződés-, meghatalmazás- és nyilatkozatsablonok kitöltött változatát.
5. Ellenőrzésre kész dokumentumcsomag. A hiányzó vagy bizonytalan adatokat a rendszer ellenőrzésre jelöli, az ügyvéd pedig átnézi és véglegesíti az elkészült dokumentumokat.

Mi marad az ügyvéd feladata?

Az automatizáció nem hoz jogi döntéseket, és nem véglegesít szerződéseket. Az ügyvéd továbbra is ellenőrzi a kinyert adatokat, átnézi a szerződés tartalmát, kialakítja az egyedi jogi feltételeket, és jóváhagyja a végleges dokumentumokat.

Hogyan kezeljük a személyes adatokat?

A személyes és érzékeny adatok feldolgozása az OpenAI üzleti API-szolgáltatásán keresztül történik. Az API-n keresztül továbbított adatokat az OpenAI alapértelmezetten nem használja modelljei tanítására vagy fejlesztésére.

A folyamat során kizárólag a dokumentumcsomag elkészítéséhez szükséges adatok kerülnek feldolgozásra. Az adatok az egyes rendszerek között titkosított HTTPS-kapcsolaton keresztül kerülnek továbbításra.

• csak a feladathoz szükséges adatok kerülnek feldolgozásra;
• a forrásdokumentumokhoz csak az arra jogosult felhasználók férhetnek hozzá;
• az adatátvitel titkosított kapcsolaton keresztül történik;
• a megoldás kialakításánál figyelembe vettük az adatminimalizálás és a GDPR adatbiztonsági alapelveit;
• az API-n továbbított adatokat az OpenAI alapértelmezetten nem használja modelljei tanítására.

Mennyi időt takarít meg az automatizáció?

Az iroda becslése szerint a dokumentumcsomag manuális előkészítése korábban átlagosan 120 percet vett igénybe. Az automatizált folyamat futtatása és az adatok első ellenőrzése körülbelül 5 perc.

Az eredmény nemcsak időmegtakarítás: kevesebb manuális adatbevitel, alacsonyabb hibakockázat és gyorsabban elkészülő dokumentumcsomag.

Mit jelent ez a gyakorlatban?

Az AI-alapú automatizáció ebben az esetben nem az ügyvéd szakmai munkáját helyettesíti. Azt a manuális munkát csökkenti, amelyhez nincs szükség ügyvédi szakértelemre.

Az iroda munkatársai továbbra is a megszokott dokumentumokkal és Google Drive-mappákkal dolgoznak. A technikai folyamat a háttérben fut, ezért a megoldás használatához nincs szükség külön informatikai tudásra.