Ügyfél-emlékeztetőkClient reminders
Manuális e-mailek és ismételt utánkövetés.Manual emails and repeated follow-up.
AI-automatizáció könyvelőirodáknak
AI automation for accounting firms
Automatikus anyagbekérés és dokumentumkezelés könyvelőirodáknak Automated document collection and management for accounting firms
Az ügyfelek dokumentumai automatikusan beérkeznek, a megfelelő mappába kerülnek, rendszereződnek, és a CRM státusza is frissül. A könyvelő feladata az ellenőrzés és a szakmai feldolgozás marad.
Client documents are collected automatically, saved to the correct folder, organised and reflected in the CRM. The accountant remains responsible for review and professional processing.
Kérek egy személyre szabott bemutatót
Request a tailored demonstration
Megnézem, hogyan működik
See how it works
Nincs szoftvercsereNo software replacement
Könyvelői ellenőrzésAccountant review
Irodára szabott működésTailored to the firm
A problémaThe problem
Az anyagbekérés és utánkövetés órákat visz el minden hónapban Hours are lost every month to collecting and tracking client documents
A könyvelőirodákban minden hónapban ismétlődik ugyanaz a folyamat: ügyfélemlékeztetők küldése, mellékletek letöltése, mappákba rendezése és a státuszok kézi frissítése. Ez időigényes, nehezen követhető és sok hibalehetőséget teremt.
Accounting firms repeat the same process every month: sending reminders, downloading attachments, filing documents and updating statuses manually. This is time-consuming, hard to track and error-prone.
Beérkező dokumentumokIncoming documents
Mellékletek letöltése és kézi átnevezése.Downloading and renaming attachments manually.
Havi mappastruktúraMonthly folder structure
Dokumentumok kézi mentése a megfelelő ügyfélmappába.Manually saving documents to the correct client folder.
CRM-státuszCRM status
Kézi státuszfrissítés és bizonytalan nyomon követés.Manual status updates and limited visibility.
A megoldásThe solution
Beérkező anyagokból rendezett könyvelési folyamat, automatikusan From incoming documents to an organised accounting workflow, automatically
Az AI_loop az iroda meglévő e-mail-, mappa- és CRM-rendszerére épít. A rendszer automatikusan emlékezteti az ügyfeleket, elmenti és rendszerezi a beérkező dokumentumokat, majd frissíti a megfelelő státuszt.
AI_loop builds on the firm's current email, folder and CRM setup. It automatically reminds clients, saves and organises incoming documents, and updates the relevant status.
1
Automatikus emlékeztetésAutomated reminders
Az ügyfelek időben, automatikusan kapják meg az anyagbekérő üzeneteket.Clients receive document requests automatically and on time.
→
2
DokumentumfogadásDocument collection
A beérkező e-mail-mellékleteket a rendszer automatikusan felismeri.The system automatically identifies incoming email attachments.
→
3
Mentés és rendszerezésSaving and organisation
A dokumentumok a megfelelő ügyfél- és havi mappába kerülnek.Documents are saved to the correct client and monthly folder.
→
4
CRM-frissítésCRM update
A rendszer frissíti a státuszt, a könyvelő pedig csak az ellenőrzést végzi el.The system updates the status and the accountant performs the final review.
Előtte és utánaBefore and after
Kevesebb utánkövetés, több idő az ügyfelekre Less follow-up, more time for clients
KorábbanBefore
Manuális anyagbekérés és dokumentumkezelésManual document collection and management
- Ügyfelek kézi emlékeztetéseManual client reminders
- Mellékletek letöltése és átnevezéseDownloading and renaming attachments
- Dokumentumok kézi mappába rendezéseManual filing into folders
- A könyvelői kapacitást adminisztráció köti leAccounting capacity is consumed by administration
Automatizálás utánAfter automation
Automatikusan kezelt ügyfélanyagokAutomatically managed client documents
- Automatikus emlékeztetők és utánkövetésAutomated reminders and follow-up
- Automatikus dokumentummentés és rendszerezésAutomated document saving and organisation
- Valós idejű státuszfrissítésReal-time status updates
- A könyvelő az ellenőrzésre és a szakmai munkára koncentrálThe accountant focuses on review and professional work
Korábban több általános platformot és sablonmegoldást is kipróbáltunk, de egyik sem illeszkedett igazán a működésünkhöz. Az érzékeny ügyféladatok miatt számunkra kiemelten fontos volt a személyre szabhatóság és a kontroll. Az AI_loop megoldásával a havi, ügyfelenként körülbelül 120 perces adminisztráció 5 percre csökkent.
We had previously tried several generic platforms and template-based solutions, but none truly matched our workflow. Because we handle sensitive client data, customisation and control were essential. With AI_loop, monthly administration dropped from around 120 minutes to 5 minutes per client.
Adatbiztonság és kontrollData security and control
Az automatizáció a könyvelőiroda működéséhez igazodik Automation tailored to the accounting firm's operating model
A könyvelői automatizáció kialakításánál az érzékeny ügyféladatok kezelése, a hozzáférések, a naplózhatóság és az emberi ellenőrzés a technikai folyamat része, nem utólagos kiegészítés.
Sensitive client data handling, access control, traceability and human review are designed into the workflow rather than added afterwards.
Kontrollált hozzáférésControlled access
A rendszer csak az automatizációhoz szükséges forrásokhoz és mappákhoz fér hozzá.The system accesses only the sources and folders required for the workflow.
Emberi jóváhagyásHuman approval
Az automatizáció előkészít; a könyvelési ellenőrzést és feldolgozást a szakember végzi.Automation prepares; accounting review and processing are performed by the professional.
Személyre szabott folyamatTailored workflow
A megoldás az iroda saját ügyfélstruktúrájára, mappáira, szabályaira és ellenőrzési pontjaira épül.The solution uses the firm's client structure, folders, rules and review checkpoints.
A konkrét adatvédelmi és szakmai megfelelési követelményeket minden bevezetés előtt az iroda technikai környezetével és adatkezelési gyakorlatával együtt szükséges felmérni.
Specific privacy and professional-compliance requirements must be assessed before implementation in the context of the firm's technical environment and data-handling practices.
Kinek éri meg?Who benefits?
Ahol rendszeresen ismétlődik ugyanaz az adminisztráció Where the same administration repeats regularly
Havi ismétlődő anyagbekérésRecurring monthly document collection
Ahol minden hónapban ugyanazokat az anyagokat kell bekérni és ellenőrizni.Where the same documents must be requested and reviewed every month.
Kis és közepes könyvelőirodaSmall or mid-sized accounting firm
Ahol az adminisztráció közvetlenül a könyvelői kapacitást csökkenti.Where administration directly reduces accounting capacity.
Növekvő ügyfélállományGrowing client base
Ahol több ügyfelet kell kiszolgálni arányos létszámbővítés nélkül.Where more clients must be served without proportional headcount growth.
Gyakori kérdésekFrequently asked questions
Kiváltja az automatizáció a könyvelő munkáját?Does automation replace the accountant?
Nem. A rendszer az anyagbekérést, mentést, rendszerezést és státuszfrissítést automatizálja. A könyvelési ellenőrzés és szakmai feldolgozás a könyvelő feladata marad.
No. The system automates document collection, saving, organisation and status updates. Accounting review and professional processing remain the accountant's responsibility.
Új ügyviteli rendszert kell bevezetni?Is a new practice-management system required?
A legtöbb esetben nem. A megoldás a már használt mappákra, dokumentumsablonokra és irodai eszközökre építhető.
Usually not. The solution can be built around the firm's current folders, document templates and office tools.
Használható a meglévő mappastruktúra és CRM?Can the existing folder structure and CRM be used?
Igen. A megoldás célja, hogy a már használt e-mail-, mappa- és CRM-rendszerre épüljön, ne pedig lecserélje azt.
Yes. The solution is designed to build on the firm's existing email, folder and CRM setup rather than replace it.
Mennyi idő alatt vezethető be?How long does implementation take?
Ez a dokumentumok számától, a sablonok összetettségétől és az integrációktól függ. Az első konzultáció után konkrét ütemezés készül.
This depends on the number of documents, template complexity and integrations. A specific schedule is prepared after the initial consultation.
Melyik folyamattal érdemes kezdeni?Which process should be automated first?
Azzal, amely minden hónapban ismétlődik, sok manuális utánkövetést igényel, és jól meghatározható szabályok szerint működik.
Start with a monthly recurring process that requires substantial manual follow-up and follows clear rules.
Ingyenes első konzultációFree initial consultation
Nézzük meg, mennyi időt lehet felszabadítani a könyvelőirodában See how much time your accounting firm can recover
Egy 15 perces beszélgetésben áttekintjük a jelenlegi anyagbekérési és dokumentumkezelési folyamatot, és megmutatjuk, melyik rész automatizálható elsőként.
In a 15-minute conversation, we review the current document collection and management process and identify the best first automation opportunity.
KapcsolatContact
A beküldés után egy munkanapon belül jelentkezünk.
We will respond within one business day.