Így csökkentettük 2 óráról 5 percre a havi adminisztrációt ügyfelenként

Egy könyvelőirodában minden hónapban újraindul ugyanaz a folyamat: az ügyfelek feltöltik vagy elküldik a könyvelési anyagokat, ezeket rendezni kell, a megfelelő ügyfélhez és hónaphoz kell sorolni, közben pedig követni kell azt is, kitől mi érkezett már be.

A Flexikon Kft.-nél ezt a korábban nagyrészt manuálisan végzett adminisztrációt automatizáltuk.

Mi volt a probléma?

A könyvelők munkájának jelentős része nem maga a könyvelés volt, hanem az azt megelőző adminisztráció. Minden hónapban rendezni kellett az ügyfelektől beérkező dokumentumokat, megkeresni a megfelelő havi mappát, ellenőrizni, hogy az anyagok beérkeztek-e, és szükség esetén emlékeztetni azokat az ügyfeleket, akik még nem küldték el a szükséges dokumentumokat.

Önmagában egyik lépés sem bonyolult. Sok ügyfélnél, minden hónapban ismételve azonban jelentős munkaidőt visz el: átlagosan körülbelül 2 órát ügyfelenként.

Hogyan működik az automatizált folyamat?

A megoldást nem egy általános könyvelői rendszerből indítottuk ki, hanem a Flexikon meglévő Google Drive-os mappastruktúrájára és saját munkafolyamatára építettük. Három automatizáció adja a folyamat gerincét.

Automatikus anyagmentés. Azoknál az ügyfeleknél, akik a dokumentumaikat közvetlenül a Google Drive-ba töltik fel, a rendszer azonosítja az ügyfelet és az aktuális időszakot, majd a fájlokat automatikusan a megfelelő ügyfélhez és hónaphoz rendezi.

Azoknál az ügyfeleknél pedig, akik továbbra is e-mailben küldik a könyvelési anyagaikat, a rendszer felismeri, hogy melyik ügyfélhez tartoznak a beérkező dokumentumok, és automatikusan elmenti őket a hozzájuk tartozó megfelelő havi mappába. Így a könyvelőnek nem kell a csatolmányokat egyesével letöltenie, azonosítania és elhelyeznie.

Automatikus emlékeztető küldés. A rendszer követi, mely ügyfelektől érkeztek már be a szükséges anyagok, és a hiányzó dokumentumok esetén automatikusan emlékeztetőt küld. A könyvelőnek így nem kell külön nyilvántartásból követnie, kit kell még megkeresni.

Automatikus dokumentumkiküldés és archiválás. Amikor egy ügyfél havi folyamata lezárható, a rendszer előkészíti és kiküldi a szükséges dokumentumokat, a korábbi havi anyagokat pedig automatikusan archiválja. Az archivált mappákhoz az ügyfél már nem fér hozzá, így utólag sem tud dokumentumokat feltölteni egy már lezárt időszakba.

Mi marad a könyvelő feladata?

Az automatizáció nem könyvel az ügyfél helyett, és nem hoz szakmai döntéseket. A könyvelő továbbra is ellenőrzi a beérkezett dokumentumokat, kezeli a hiányos vagy problémás eseteket, elvégzi a könyvelési feladatokat, és kommunikál az ügyféllel, amikor szakmai egyeztetés szükséges.

A rendszer azokat az ismétlődő adminisztratív lépéseket veszi át, amelyekhez nincs szükség könyvelői szakértelemre.

„Mivel érzékeny ügyféladatokkal dolgozunk, számunkra kiemelten fontos volt, hogy ne egy általános, sablonos rendszert kapjunk. Korábban több platformmal is próbálkoztunk, de egyik sem illeszkedett igazán a működésünkhöz. Az AI_loop a saját folyamatainkra szabott megoldást készített, amely megőrizte a személyes ügyfélkezelést, miközben érdemben csökkentette az adminisztrációt. Számunkra ezért ez bizonyult a leginkább megtérülő megoldásnak.”

— Palócziné Zsótér Erzsébet, Flexikon Kft.

Hogyan védjük az ügyfelek adatait?

A megoldás a könyvelőiroda meglévő Google Drive-környezetére és annak jogosultsági rendszerére épül. Az ügyfelek továbbra is a számukra kijelölt mappákat használják, míg az archivált vagy belső munkamappákhoz csak a könyvelőiroda munkatársai férnek hozzá.

A cél nem egy újabb különálló platform bevezetése volt, hanem az, hogy a már használt rendszerben végzett manuális fájlkezelés jelentős része megszűnjön.

Mennyi időt takarít meg az automatizáció?

A korábbi folyamat átlagosan körülbelül 2 óra adminisztrációt jelentett ügyfelenként havonta. Az automatizált működés mellett ez nagyjából 5 percre csökkent.

Ez ügyfelenként körülbelül 115 perc felszabaduló munkaidőt jelent minden hónapban.

A tényleges megtakarítás mértékét az ügyfélszám, a beérkező dokumentumok mennyisége és az iroda belső folyamatai is befolyásolják. A lényeg azonban az, hogy ugyanaz az adminisztratív teher minden egyes ügyfélnél újra és újra jelentkezik, így az automatizáció hatása az ügyfélállomány növekedésével együtt egyre jelentősebbé válik.

A legfontosabb pedig, hogy ez nem egyszeri időnyereség: ugyanez a megtakarítás hónapról hónapra újra jelentkezik.

Mit jelent ez a gyakorlatban?

Mivel a könyvelőknek kevesebb idejük megy el fájlok letöltésére és mozgatására, mappák keresésére, státuszok ellenőrzésére és emlékeztetők küldésére, több idő marad a tényleges könyvelési és ügyfélkezelési feladatokra.

Az automatizáció a háttérben végzi az ismétlődő adminisztrációt, miközben a könyvelők továbbra is a megszokott rendszerükben dolgoznak.